حددت مؤسسة الأبحاث التسويقية جارتنر ثلاث خطوات مخصصة لقادة تكنولوجيا المعلومات تهدف إلى تحسين إجراءات العمل الحالية مع تفشي جائحة فيروس كورونا المستجد
قال مايك فاتشياني، مدير أعلى للبحوث لدى جارتنر: “ازدادت أعداد الاجتماعات الافتراضية التي تنفّذ عن بُعد بشكل كبير منذ بدء جائحة كورونا، الأمر الذي بات يشكل ضغوطات كبيرة على قادة المؤسسات في ظل سعيهم لضمان امتلاك موظفيهم القدرات التكنولوجية اللازمة للحفاظ على اتصالات متسقة وعالية الجودة مع زملائهم، والعملاء، والشركاء، أثناء تنفيذ أعمالهم عن بُعد”.
وتابع: عندما يصبح الموظفون أكثر اعتمادًا على أدوات العمل المشترك وحلول الاجتماعات الافتراضية هذه، يصبح واجبًا على قادة تكنولوجيا المعلومات اتباع هذه الخطوات الثلاث؛ بغية توفير تجربة استخدام أفضل وأكثر أمانًا.
تمكين تجربة استخدام موثوقة عند عقد الاجتماعات الافتراضية عن بُعد
معظم قادة المؤسسات الذين تم توجيه موظفيهم للعمل من منازلهم خلال فترة انتشار جائحة كورونا، قاموا بالفعل بشراء وتطبيق حلول اجتماعات الفيديو المخصصة للمؤسسات وحلول التعاون والعمل المشترك لضمان سير العمليات.
وبمجرد نشر هذه الحلول وتطبيقها، يصبح النطاق الترددي الكافي وموثوقية الشبكة من الأمور بالغة الأهمية لتمكين الإنتاجية وتوفير تجربة استخدام متسقة.
وتحتاج مكالمات الفيديو الجماعية عالية الجودة إلى خدمة إنترنت يمكنها توفير سرعات تنزيل وتحميل لا تقل عن 1.5 ميجابت في الثانية.
وعلى الرغم من أن خدمة الإنترنت تتوفر اليوم في العديد من المواقع بنطاق ترددي وحزم اتصال كافية لتستطيع استيعاب اجتماعات الفيديو الافتراضية، نجد مواقع أخرى لا تقدم قدرات الاتصال هذه.
ويمكن للموظفين الذين يقيمون في مثل هذه المواقع التي لا توفر اتصالاً بشبكة الإنترنت، والتي يمكن أن تكون في مناطق ريفية بعيدة، أن يستفيدوا من الإمكانات التي تقدمها رسائل العمل المشترك بغية العمل مع الزملاء بشكل غير متزامن، أو الانضمام إلى الاجتماعات باستخدام خيارات الاتصال الهاتفي التي يمكن إضافتها إلى هواتفهم الخاصة. يمكن للعاملين عن بُعد أيضًا استخدام الهواتف الذكية التي تدعم شبكات الجيل الرابع 4G بدلًا من أجهزة الكمبيوتر الشخصية، ليقوموا بالانضمام إلى الاجتماعات الافتراضية على شبكة الإنترنت.
توفير الحماية الكاملة للاجتماعات الافتراضية
تعتبر المخاوف الأمنية من أكبر هواجس قادة الأعمال الذين يتطلعون إلى تمكين الاجتماعات المثمرة على شبكة الإنترنت.
وقال فاتشياني: “يمكن للمؤسسات التي تستخدم حلول أو خدمات مكالمات الفيديو المساهمة في توفير اجتماعات افتراضية أكثر أمانًا من خلال الالتزام بالإعدادات التي يضعها مسئول تكنولوجيا المعلومات لديها، وأدوات التحكم في الأجهزة المستضيفة وضمان سلوك المستخدمين النهائيين من الموظفين. ومن خلال خطوات بسيطة، مثل تطبيق رمز مرور خاص بكل جهاز مضيف، وتحديد هويات عشوائية تتغير تلقائياً للاجتماعات الافتراضية ومطالبة المشاركين بالتسجيل في الاجتماعات قبل الانضمام لها، يمكن تحقيق نتائج كبيرة على مستوى الحفاظ على خصوصية الاجتماعات الافتراضية عن بُعد”
إعادة صياغة ثقافة جديدة للاجتماعات الافتراضية بغية تعزيز الإنتاجية
أشار فاتشياني إلى أن “قد تزداد أعداد الاجتماعات الافتراضية بشكل كبير في مثل بيئة العمل الحالية التي تتمثل بتنفيذ مهام العمل من المنزل، وهي بالفعل قضية بدأت تعاني منها العديد من المؤسسات. لذلك على المديرين استطلاع آراء فرق عملهم لتحديد حجم الزيادة الذي يواجهونه، ومن ثم القيام بتجربة تطبيق بعض الإرشادات التي تركز على نوع، أو جودة، أو شكل، أو إيقاع الاجتماعات الافتراضية، بغية تحسينها والاستفادة منها على أكمل وجه”.