تتكون نظم الدعم الإدارية من أذرع عدة، وهي نظم معلومات حاسوبية تفيد في دعم عمليات اتخاذ القرارات الإدارية، وهي نظم تفاعلية محوسبة تساعد صانع القرار على استخدام البيانات والنماذج لحل المشكلات، وتقوم بتجهيز المديرين بالأدوات التي تساعدهم في حل المشكلات شبه الهيكلية وغير الهيكلية، وتكمن بطريقة هؤلاء المديرين وأسلوبهم الشخصي في حل المشكلات، وتتميز نظم مساندة القرارات عن نظم المعلومات الحاسوبية الأخرى بمكوناتها وبخصائص الدعم الذي تقدمه الإدارة، فمكونات نظم مساندة القرارات النماذج والبيانات والنهائي المستفيد، وتخدم نظم دعم القرارات مستوى الإدارة في المنظمة، وتساعد المديرين على اتخاذ القرارات.
وتعد نظم المعلومات الإدارية عبارة عن أسلوب رسمي يستخدم لتوفير المعلومات الدقيقة والموثوقة للإدارة واللازمة لتسهيل عمليات اتخاذ القرارات، والتي تمكن المديرين من القيام بوظائف التخطيط والتشغيل والرقابة في المنظمة، حتى يمكن أن تحقق الأهداف التي تسعى إليها بفاعلية، ويعتبر مسئولية نظام المعلومات الإدارية تزويد المديرين بالمعلومات اللازمة للقيام بالرقابة التشغيلية والرقابة الإدارية والتخطيط الإستراتيجي، وهذه المستويات تعكس الأنشطة المختلفة التي يتم القيام بها على المستويات المختلفة في الهرم الإداري وهي خط الإشراف الأول، والإدارة الوسطى، والإدارة العليا، فوجود نظم المعلومات الإدارية تكمن في المهمة الأساسية لتوفير البيانات اللازمة ومعالجتها لإنتاج المعلومات المفيدة للإدارة، وذلك في الوقت المناسب والدقة المناسبة وبالكمية المناسبة وبما يتناسب مع احتياجات متخذي القرارات، كما أن نظم المعلومات الإدارية تعتبر مساندة للإدارة في العمل الإداري.
والجراف التالي يبين تطور إجمالي أقساط التأمين في 20 عاما بالسوق المصرية، حسب بيانات الاتحاد المصري للتأمين:
ويشار إلى نظم المعلومات التشغيلية على أنها تزويد الإدارات المؤسسية بالمعلومات اللازمة عن طريق الإدارات الدنيا، حيث تأخذ منها المعلومات وتقدم إلى الإدارات العليا للمساعدة في اتخاذ القرار المناسب، ويسمى بالنظام الإلكتروني لمعالجة البيانات، وهي نظم معلومات حاسوبية تتولى تسجيل الوقائع والأحداث وتفاصيل الأنشطة الروتينية اليومية لأنشطة الأعمال، مثل معاملات البيع وأوامر الشراء وكشوف الرواتب وتسجيل النفقات وأنشطة تفصيلية أخرى، وتختص بتسجيل ومعالجة البيانات التي تنتج عن الأنشطة الروتينية المتكررة أو عن أنشطة تسجيل معاملات الزبائن أو معاملات تسجيل حركات التخزين الصادرة والواردة، وتساعد في توثيق كل أنشطة وعمليات المنظمة الداخلية والخارجية من خلال الحاسوب المرتبطة بالإنترنت.
ويمكن الاستزادة في المادة السابقة من دراسة عدي ناجي ومحمد الديك وأحمد القط، فيما يلي:
ونظم الدعم الإدارية تعمل على المشاركة في صياغة الرؤية لإستراتيجية المنظمة، من خلال إضفاء خصائص البساطة والوضوح والعمق والشمول ودعم عملية صياغة رسالة المنظمة، عن طريق تحديد أنواع أنشطة الأعمال الجوهرية وتقديم معلومات عن الأسواق المستهدفة وتحليل عناصر الميزة التنافسية الإستراتيجية وصياغة الأهداف الإستراتيجية للمنظمة، من خلال مقارنة عناصر القوة والضعف في داخل المنظمة والتهديدات الحالية والمتوقعة في البيئة الخارجية، مع تقديم المعلومات ذات الجودة الشاملة للمفاضلة بين البدائل الإستراتيجية الممكنة واختيار إستراتيجية الأعمال الشاملة الملائمة للمنظمة، كما تعمل نظم المعلومات الإدارية على تحقيق الميزة التنافسية الإستراتيجية المؤكدة، من خلال ما توفره من معلومات عن قوى المنافسة الرئيسية.
ويمكن الاستزادة من تلك النقاط عبر الاستعانة بدراسة محمود سليم عبد الرحمن الشويات وياسر عيسى المومني وقدري سليمان الشكري، فيما يلي:
وجودة القرار تعني استخدام المعلومات الدقيقة والموثوق بها ذات الصلة بالمشكلة، للوصول إلى اتخاذ القرار الجيد في مختلف المستويات الإدارية في المنظمة، ولا يتأتى إلا من خلال نظم للدعم الإدارية، فإن كل قرار يحمل في طياته قدرا من المخاطر، وحتى يتجنب متخذ القرار أو يحد من أثر هذه المخاطر لا بد أن يعتمد على دعم جيد لاتخاذ القرار الجيد، فالقرار الجيد هو ذلك القرار الذي يكون مبني على بيانات ومعلومات دقيقة وكاملة وشاملة وذات صلة بالمشكلة، وعندما تتوفر لمتخذ القرار مثل هذه المعلومات تكمن المشكلة في الوصول الى القرار الجيد، فالقرار الجيد يعتمد بشكل أساسي على عنصري توفير المعلومات الدقيقة والشاملة والكاملة والموثوق بها وذات الصلة بالمشكلة وتوفر الشخص الجيد (متخذ القرار) لاتخاذ القرار المناسب والقادر على تحليل هذه المعلومات واتخاذ القرار، باستغلالها في عملة، فهناك العديد من أنواع القرارات التي تتناسب مع الأنواع المختلفة من نظم المعلومات الإدارية، فالقرارات الهيكلية يناسبها نظم معلومات تعرف بنظم المعلومات التشغيلية، أما القرارات شبه الهيكلية يناسبها نظم معلومات تعرف بنظم المعلومات الإدارية، أما القرارات غير الهيكلية يناسبها نظم معلومات تعرف بنظم معلومات دعم القرارات.